Correo electrónico

El correo electrónico es una de las herramientas más utilizadas desde los comienzos de Internet. Mediante correo electrónico es posible enviar cartas y mensajes a otras personas, a través de las redes de ordenadores. La generalización de su uso se debe a diversas ventajas en relación con las formas más tradicionales de correo:

1. Rapidez: los mensajes de correo electrónico suelen llegar a su destino en pocos minutos, aunque éste se encuentre en cualquier parte del mundo.
2. Economía: el costo depende del tipo de conexión de que se disponga, pero siempre es más barato que cualquier otro sistema.
3. Fiabilidad: los mensajes electrónicos no suelen perderse, si no llegan a su destino se devuelven al remitente con algún aviso acerca de la causa del error.
4. Comodidad: el manejo del correo a través de medios electrónicos permite un gran ahorro de tiempo y espacio. Los mensajes se guardan en el disco de un ordenador, se pueden imprimir, copiar o modificar para usar parte de ellos. También se pueden enviar a un gran número de personas con la misma facilidad que a una sola, etc.

En un mensaje de correo electrónico se pueden incluir archivos de cualquier tipo: texto, imagen, sonido...Esto facilita el trabajo entre dos personas que estén en dos lugares muy lejanos entre sí.

Transmisión de los mensajes de correo electrónico

Cuando se envía un mensaje, el ordenador local lo transite a otro ordenador llamado servidor de correo (E-Mail server, o también SMTP server) cuya misión es distribuir el correo saliente.

El servidor de correo local recibe el mensaje y decide la mejor ruta para enviar el mensaje y lo transfiere a otro servidor de correo que esté en la ruta. Si no puede enviarlo lo almacena para retransmitirlo posteriormente.

El mensaje pasa de un servidor a otro hasta completar la ruta y llegar al ordenador en el que se haya el buzón del destinatario, desde donde éste lo leerá.

Formato de las direcciones de correo electrónico

El formato de las direcciones de correo puede variar dependiendo de la red a la que pertenece el ordenador de destino, especialmente en las redes que no forman parte de Internet. Generalmente las direcciones de correo electrónico en Internet tienen este esquema:

Identificación_usuario@nombre_de_dominio

Independientemente del programa cliente que se utilice, para enviar un mensaje será necesario utilizar los siguientes parámetros:

-Dirección de correo electrónico del destinatario (To:): este dato es el más importante e imprescindible.

-Tema del mensaje (Subject): suele ser una palabra o una frase corta que da una idea del asunto a tratar.

-Copias a otros destinatarios(Cc): se pueden enviar copias del mensaje a otros destinatarios, además del principal. Para ello deben introducirse las direcciones de todos los destinatarios, en el campo de entrada Cc. El nombre de este campo viene de carbon copies "copias de carbón". La lista de los destinatarios aparecerá en todos los mensajes. Cada una de las personas que recibe una copia sabrá a qué otras personas se ha enviado el mensaje.

-Copias ocultas: algunos programas ofrecen la posibilidad de enviar copias a otros destinatarios, sin que su identificación figure en las copias de los demás. Los receptores del mensaje permanecerán ocultos. La lista de direcciones de los destinatarios ocultos debe introducirse en el campo Bcc. El nombre viene de Blind carbon copies.

Utilización del correo electrónico: netiquette

Es conveniente recordar que el correo electrónico no es como el teléfono o las cartas. Es necesario observar unas normas de etiqueta (Netiquette) en el envío de mensajes por la red. No hacerlo así origina malentendidos y perjudica el trabajo de los demás.

Es conveniente seguir estas indicaciones:

• Envíe mensajes cortos. Los usuarios se ven bombardeados con una infinidad de mensajes diariamente; en caso contrario, hará malgastar tiempo y dinero (más espacio en disco, tiempo de transmisión, etc.). Procure no contestar adjuntando todo el mail anterior.

• Intente responder los mensajes de otras personas: se lo agradecerán. Esto no quiere decir que se responda a todos los mensajes que llegan a diario...

• Afine con el título de sus mensajes, facilitará el trabajo de otros. Si tiene varios temas para tratar envíe varios mensajes.

• Lea todo el mensaje antes de contestar. En muchas ocasiones se queda texto sin leer, lo que obliga a nuevas preguntas y re-envíos, y origina bastantes desconciertos y frustraciones.

• Si puede, envíe un breve contexto (unas líneas) de lo tratado en el mail anterior. Por ejemplo, un mail con el texto "De acuerdo.", es bastante desconcertante.

• Firme los mensajes. Puesto que algunos sistemas de mail quitan las cabeceras, su nombre puede no aparecer.

• Recuerde que no siempre es posible expresar los estados de ánimo en un mail, y el conocimiento del estado de ánimo es una parte importante del contexto, y por tanto, de la interpretación. Una cosa manifestada con una sonrisa es totalmente diferente de su expresión escrita. Puede usar símbolos (smiley) para dar pistas:

:-) ;-) >-( 8-O

sonrisa guiño enfado asombro

• En general, el humor y la ironía no funcionan bien con el e-mail. La ironía puede manifestarse con espacios _a d i c i o n a l e s_ o de otro modo, pero recuerde que las mayúsculas suelen emplearse para manifestar un enfado superlativo.

• Evite distribuir mensajes a terceros sin el consentimiento explícito del autor: puede dejarle en muy mal lugar o provocar malos entendidos.